Refaktory a conçu l'ensemble de la plateforme de l'examen d'admission flamand en médecine, dentisterie et médecine vétérinaire, pour le compte d'Ahovoks. Le système couvre tout le parcours d'un candidat, depuis l'ouverture des inscriptions jusqu'à l'attestation de classement que certains candidats peuvent télécharger après la publication des résultats. Ce qui rend ce problème d'ingénierie particulier n'est aucune fonctionnalité prise isolément. C'est que tout converge vers une seule date du calendrier, pour laquelle il n'existe aucune solution de repli.

Une inscription n'est pas un formulaire

Le module d'inscription traite des données personnelles, un parcours scolaire, un choix d'études juridiquement contraignant, ainsi que des aménagements pour les candidats en situation de handicap.

Chacun de ces quatre éléments a sa propre logique. Le choix d'études est contraignant, ce qui signifie qu'il ne s'agit pas d'un simple confort d'interface mais d'une donnée à portée juridique, modifiable jusqu'à quelques jours avant l'examen, chaque modification restant traçable a posteriori. Les aménagements nécessitent le téléversement d'une attestation, évaluée manuellement plutôt qu'acceptée automatiquement ; ce processus d'évaluation doit gérer des dépôts arrivant juste avant l'échéance ainsi que des refus qui doivent être communiqués à temps pour que le candidat puisse encore réagir.

L'authentification à deux facteurs est obligatoire, par SMS ou application d'authentification. Pour un système conservant cette catégorie de données personnelles sur autant de jeunes gens, ce n'est pas une fonctionnalité accessoire.

Le jour de l'examen

Les candidats téléchargent leur convocation avec code QR via le portail ; les téléphones portables ne sont pas autorisés dans la salle d'examen, c'est donc ce document papier qui fait foi. Les paiements transitent par Worldline, avec une piste d'audit par référence permettant de rapprocher chaque transaction d'un candidat et d'une inscription précis.

Après l'examen : une enquête automatisée, puis la publication des résultats elle-même. Les résultats sont diffusés à tous au même instant, ce qui signifie que la charge de pointe du système ne s'étale pas sur une journée mais se concentre dans les minutes suivant la publication. Ce scénario est testé, pas simplement estimé. Les candidats peuvent ensuite télécharger une attestation de classement, incluant les scans de leurs copies.

Le système de gestion

Le volet administratif est encore plus vaste que le volet candidat. Il offre une gestion complète des candidats, un suivi et un rapprochement des paiements, la gestion des lieux d'examen, ainsi qu'un client mail développé sur mesure permettant au personnel de cibler ses communications vers des segments précisément définis plutôt que d'envoyer à tout le monde. La délivrabilité des e-mails est enregistrée en détail, y compris les ouvertures et l'appareil utilisé,  un niveau de suivi qui existe parce que, dans une procédure ayant une portée juridique, « le candidat affirme ne jamais l'avoir reçu » exige une réponse étayée.

Le calcul des scores lui-même s'effectue en interne chez Ahovoks ; Refaktory fournit les données sur lesquelles il repose.